Fremdfirmen und Besucher sicher empfangen
Melden Sie Besucher und Fremdfirmen digital an, lassen Sie Pflichtunterweisungen direkt am Terminal absolvieren und haben Sie im Notfall sofort eine Anwesenheitsliste.
Kostenlos nutzbar · Server in Deutschland · DSGVO-konform
Warum müssen Fremdfirmen unterwiesen werden?
Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Ort, müssen sich diese nach § 8 ArbSchG abstimmen und gegenseitig über Gefahren informieren. Fremdfirmen sind deshalb vor Aufnahme der Tätigkeit über die betrieblichen Gefahren, Verhaltensregeln und Notfallmaßnahmen zu unterweisen – dokumentiert und nachweisbar.
Rechtsgrundlagen
- § 8 ArbSchG – Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber, gegenseitige Unterrichtung über Gefahren
- § 6 DGUV Vorschrift 1 – Koordination bei Fremdfirmeneinsatz
- § 5 ArbSchG – Gefährdungen durch Fremdfirmen in der Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen
- DSGVO – Besucherdaten datensparsam und zweckgebunden verarbeiten
Rechtsstand ohne Gewähr – maßgeblich sind die jeweils geltenden Vorschriften.
Funktionen im Überblick
Terminal mit eigenem Link
Jedes Unternehmen erhält einen zufälligen, nicht erratbaren Terminal-Link – keine Verwechslung mit anderen Betrieben.
Pflichtunterweisung vor Zutritt
Fremdfirmen absolvieren am Terminal die hinterlegten Unterweisungen inklusive Test. Erst nach Bestehen ist die Anmeldung abgeschlossen.
Revisionssichere Nachweise
Jede Durchführung wird mit Name, Firma, Inhaltsversion und Ergebnis dokumentiert.
Besucherausweis drucken
Ausweis in DIN A4 oder Scheckkartenformat – proportional skaliert und sofort druckbar.
Anwesenheitsliste für den Notfall
Im Evakuierungsfall ist auf einen Blick klar, wer sich auf dem Gelände befindet.
Fremdfirmen im Abteilungsbaum
Fremdfirmen und deren Mitarbeitende werden strukturiert abgebildet – inklusive ihrer Nachweise.
So funktioniert es
- Terminal-Link am Empfang bereitstellen
- Besucher oder Fremdfirma meldet sich selbst an
- Sicherheitsunterweisung lesen und Pflichtunterweisung mit Test absolvieren
- Nach Bestehen wird die Anmeldung abgeschlossen und der Ausweis gedruckt
- Beim Verlassen abmelden – die Anwesenheitsliste bleibt aktuell
Häufige Fragen zu Fremdfirmen & Besucher
Müssen Besucher unterwiesen werden?
Besucher sind zumindest über die wesentlichen Gefahren, Verhaltensregeln und Fluchtwege zu informieren. Für Fremdfirmen, die Arbeiten ausführen, gilt eine weitergehende Unterweisungspflicht nach § 8 ArbSchG.
Wie lange dürfen Besucherdaten gespeichert werden?
Nur so lange, wie es für den Zweck erforderlich ist – etwa für Nachweis- und Sicherheitszwecke. Danach sind die Daten zu löschen. Eine offen einsehbare Besucherliste ist datenschutzrechtlich problematisch.
Kann die Unterweisung digital am Empfang erfolgen?
Ja. Eine digitale Unterweisung am Terminal mit anschließender Verständniskontrolle ist zulässig und deutlich besser nachweisbar als eine mündliche Kurzeinweisung.
Wer ist für Fremdfirmen verantwortlich?
Jeder Arbeitgeber bleibt für seine eigenen Beschäftigten verantwortlich. Zusätzlich müssen sich die beteiligten Unternehmen abstimmen; häufig wird eine koordinierende Person benannt.
Was bringt die Anwesenheitsliste?
Im Evakuierungsfall ist sofort ersichtlich, wie viele und welche externen Personen sich auf dem Gelände befinden – das ist für die Vollzähligkeitskontrolle am Sammelplatz entscheidend.
Passt dazu
Jetzt kostenlos mit Fremdfirmen & Besucher starten
Safunity ist spendenfinanziert – die Kernmodule stehen dauerhaft kostenlos zur Verfügung.
Unternehmen registrieren