Datenschutzerklärung

Stand: 01.08.2026

1. Verantwortlicher

Safunity.de, Patrick Knebelkamp, Konrad-Zuse-Str. 6, 46397 Bocholt, E-Mail: info@safunity.de

2. Rollenverteilung: Plattform und Unternehmen

Safunity stellt Unternehmen eine Plattform für Arbeitsschutz-Aufgaben bereit (u. a. Unterweisungen, Verbandbuch, Gefährdungsbeurteilung). Für die Daten der Beschäftigten, die ein Unternehmen in Safunity verarbeitet, ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO; Safunity handelt insoweit als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) wird auf Anfrage unter info@safunity.de bereitgestellt. Für Registrierungs-, Vertrags- und Abrechnungsdaten der Unternehmen sowie den Betrieb der Plattform ist Safunity selbst Verantwortlicher.

3. Cookies

Safunity verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie für die Anmeldung (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO). Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt; ein Einwilligungs-Banner ist daher nicht erforderlich. Das Cookie wird beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers gelöscht.

4. Verarbeitete Daten und Zwecke

Konto & Anmeldung: Name, E-Mail-Adresse bzw. Personalnummer, Passwort (nur als Hash), Rolle, Abteilung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir Anmeldeversuche mit IP-Adresse für max. 90 Tage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unterweisungen & Nachweise: Zuweisungen, Durchführungen, Testergebnisse, Bestätigungen und ggf. elektronische Unterschrift werden revisionssicher gespeichert, um die gesetzlichen Nachweispflichten des Unternehmens zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. ArbSchG/DGUV-Vorschriften).

Verbandbuch: Angaben zu Erste-Hilfe-Leistungen einschließlich Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1). Zugriff nur für befugte Personen; Aufbewahrung mindestens 5 Jahre ab Eintragung, anschließend Löschung gemäß der Unternehmens-Einstellung.

Arbeitsmedizinische Vorsorge: Es werden ausschließlich Tatsache, Anlass und Datum der Vorsorge dokumentiert (Vorsorgekartei nach § 3 Abs. 4 ArbMedVV) – keine Untersuchungsergebnisse. Aufbewahrung bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses.

Unfallanzeigen, Beinaheunfälle, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen, Prüfmittel: Verarbeitung zur Erfüllung arbeitsschutzrechtlicher Pflichten des Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 lit. c/f DSGVO). Beinaheunfälle können anonym gemeldet werden.

Änderungsprotokoll (Audit-Log): Änderungen an Datensätzen werden mit Verursacher, Zeitpunkt und IP-Adresse protokolliert, um Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. c/f DSGVO).

Abrechnung: Rechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsadressen, Kostenstellen, Rechnungen) verarbeiten wir zur Vertragserfüllung und aufgrund handels- und steuerrechtlicher Pflichten; Aufbewahrung nach den gesetzlichen Fristen (bis zu 10 Jahre).

5. KI-Funktionen (OpenAI)

Auf Wunsch des Unternehmens können KI-Funktionen aktiviert werden. Dabei werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Fachtexte (z. B. Titel einer Schulung, Beschreibung eines Arbeitsbereichs, Hergang eines Beinaheunfalls ohne Namensnennung) an die OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln. Eingaben werden von uns nicht für KI-Training bereitgestellt. Die Nutzung wird mit Zeitpunkt, Funktion und Umfang (Tokens) protokolliert (Abrechnung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b/f DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Online-Zahlungen (KI-Guthaben, Verzeichniseinträge, Spenden) werden über die Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) abgewickelt. Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) werden direkt bei Stripe erhoben und nicht auf unseren Servern gespeichert. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Hosting und E-Mail

Die Plattform wird bei einem Hosting-Anbieter in Deutschland betrieben; dabei fallen technisch bedingt Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Betriebssicherheit). System-E-Mails (Einladungen, Erinnerungen, Nachweise, Rechnungen) versenden wir an die hinterlegten Adressen.

8. Empfänger und Sichtbarkeit innerhalb der Plattform

Innerhalb eines Unternehmens sehen nur berechtigte Personen entsprechend dem Rollen- und Hierarchiesystem die jeweiligen Daten (z. B. Verbandbuch nur für Befugte). Im Anbieterverzeichnis und Marktplatz veröffentlichte Firmenprofile und freigegebene Schulungsinhalte sind für andere registrierte Unternehmen sichtbar.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. Verbandbuch mind. 5 Jahre, Unterweisungsnachweise entsprechend den Nachweispflichten, Rechnungen bis zu 10 Jahre). Konten inaktiver Beschäftigter können durch das Unternehmen gelöscht werden; revisionspflichtige Nachweise bleiben als Snapshot erhalten.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wende dich dazu an info@safunity.de – betrifft dein Anliegen Beschäftigtendaten, wende dich bitte (auch) an dein Unternehmen als Verantwortlichen. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).